E-KsięgarniaPrzedmiotem referatu będą moje spostrzeżenia a'propos kontaktów, pracy z petentami. Większość osób, które do nas przychodzą to ludzie, którzy chcą zobaczyć "swoje teczki", kartoteki, chcą wiedzieć, kto na nich donosił, chcą sprawdzić, czy sąsiad spod 10 był agentem bezpieki.
Ci ludzie są bardzo różni. Pierwszym kryterium, które się nasuwa przy ich charakteryzowaniu jest kultura bądź jej brak. Często występują oni z pozycji siły, opowiadają, kogo znają, komu mają zamiar się poskarżyć, no i oczywiście chcą natychmiast, ewentualnie w ciągu pół godziny, zobaczyć na stole swoją teczkę, która według ich mniemania, ma co najmniej 5 centymetrów grubości. Uważają, że moim obowiązkiem jest zająć się właśnie ich sprawą, bo przecież ona jest najważniejsza. Wydaje im się, że oto wystarczy nacisnąć jeden guzik i wszystko gotowe, jak na filmach amerykańskich. Na szczęście nie wszyscy są tacy. Znamienne jest to, że najpokorniejsi są ci, którzy najwięcej przeszli. Oni mogą czekać na odpowiedź, byle nie za długo, bo boją się, że nie dożyją, wcale nie uważają się za jakichś wielce pokrzywdzonych, robili to, co do nich należało, co uważali za słuszne. Są uprzejmi i często zdziwieni, że pracownik jest dla nich miły, bo w innych urzędach jest inaczej. Na pewno duży wpływ na to ma fakt, że przyjmujemy ich w ładnym pomieszczeniu, gdzie nie ma osób trzecich, mogą spokojnie wyłuszczyć swoją sprawę, nikt nikogo nie pogania, nie mają do czynienia z panią z okienka. Co prawda kilka osób zapytało, czy jest tu podsłuchω
Znaczna część petentów nie do końca ma świadomość, czym zajmuje się IPN jako instytucja oraz jego poszczególne piony. Wielu osobom musiałam wytłumaczyć, na czym polegają zadania każdego z trzech pionów. Zdarza się, że trzeba parę słów powiedzieć o metodach działania służb bezpieczeństwa, o tym, w jaki sposób zbierali i przechowywali wiadomości o osobach, instytucjach, itp. Albo wyjaśnić, że dokumentów wytworzonych w latach 90 w zasadzie mieć nie możemy. Zdarzyło się nawet, że jedną osobę interesowały dokumenty z czasów I wojny światowej i dwudziestolecia międzywojennego. Petentom wydaje się, że mamy być remedium na każdą bolączkę bądź traktują nasz Instytut, jak ostatnią deskę ratunku, bo zewsząd zostali odesłani z kwitkiem. Czasami zadają bardzo dziwne pytania, np. czy pójdzie pani ze mną do mojego syna, który jest w szpitalu, bo został pobityω
Warto teraz przyjrzeć się wnioskowi o udostępnienie dokumentów/zapytanie o status pokrzywdzonego na podstawie Ustawy o Instytucie Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, który jest podstawą do tego, żeby wszcząć procedurę (szukać tych wszystkich teczek). Jest to sześciostronicowy formularz, który zobowiązana jest złożyć każda osoba, chcąca mieć wgląd do archiwaliów dotyczących siebie lub nieżyjącej osoby najbliższej. W tym drugim przypadku jest to możliwe po przedstawieniu stosownych dokumentów (art. 115 § 11 Kodeksu karnego).
Gdy już zarejestruję i wydam wniosek, zaczyna się problem. Wielu petentów załamuje ręce, widząc sześć stron skomplikowanego prawniczo-urzędniczego języka, który często pozostaje całkowicie niezrozumiały. Pewien pan nawet mi wyznał, że zwrócił się do radcy prawnego o pomoc w wypełnieniu, rzekomy radca też nie wiedział, jak to zrobić. Innym razem, po 15 minutach petent wyszedł zadowolony i musiał mi przyznać, że nie było to takie trudne.
Podczas przyjmowania wniosków zauważyłam, że interesanci mają problem z niektórymi punktami. Przytoczę trudności powtarzające się najczęściej:
- cz. A - niejasna treść oświadczenia;
- cz. B pkt 1 ppkt 2 - często petenci wpisują kogoś z rodziny, np. męża/żonę, chociaż składają wniosek za siebie;
- cz. B pkt 4 ppkt 1 - petenci często mają wątpliwości, co to jest postępowanie karne;
- cz. B pkt 4 ppkt 7 - niejasne stwierdzenie;
- cz. B pkt 4, ppkt 9 -niejasne stwierdzenie;
- cz. D pkt 1 - często podawane są miejsca/archiwa, w których powinniśmy szukać dokumentów;
- cz. D pkt 2 - interesanci często pytają: "A co mi Pani radziω".
Wydaje mi się, że większość tych problemów wynika stąd, że przeciętny Polak nie posiadł umiejętności czytania ze zrozumieniem i w związku z tym nie potrafi wypełnić nawet prostych formularzy. Poza tym rzuca się w oczy nieznajomość prostych, używanych niemal w życiu codziennym terminów prawniczych.
Teraz chciałabym przejść do moich spostrzeżeń dotyczących samego druku wniosku. Podstawową rzeczą, jaką należałoby zarzucić samemu formularzowi jest brak rubryki na imiona rodziców wraz z nazwiskiem panieńskim matki. Brak tego elementu danych osobowych na około 550 wnioskach z prawie 1200 przyjętych miał znaczący wpływ na wyniki kwerendy, a nie zawsze udało się brakujące dane ustalić, np. telefonicznie. Wydaje mi się również, że nie ma sensu używanie przy wypełnianiu wniosku terminu - pokrzywdzony, bo przecież to IPN nadaje taki status, po całej procedurze sprawdzenia. Byłoby to zasadne, gdyby każdy najpierw występował jako pytający, a po otrzymaniu informacji - zaświadczenia, że jest pokrzywdzonym - mógł złożyć wniosek o udostępnienie znalezionych na jego temat materiałów. Jest tu tylko jedno "ale", czy ten drugi formularz byłby tak samo skomplikowany ze wszelkimi wskazówkami itd. i czy w zamyśle jego twórców powinna być jeszcze raz przeprowadzona kwerenda. W praktyce zarzuciliśmy wszczynanie procedury od razu z pozycji pokrzywdzonego. Tylko w około 10 przypadkach musieliśmy przyjąć takie wnioski od członków zarządu "Solidarności". Wydaje się, że cały pkt 1 w cz. B nie jest potrzebny.
Reasumując, myślę, że:
- Jeżeli ktoś występuje w swoim imieniu, to wystarczy, że w cz. A poda dane osobowe (adres + data ur., im. rodziców. itd.), podpisze oświadczenie, a pracownik spisze odpowiednie dane z dokumentu tożsamości. Potem, petent mógłby przejść do str. 4, tj. cz. B pkt. 4 z dołączonym ostatnim elementem pkt 3 cz. B, czyli: wszelkie wskazówki mające ułatwić odnalezienie dokumentów. Część C można by z powodzeniem połączyć ze wskazówkami, aczkolwiek funkcjonariusze, pracownicy oraz współpracownicy organów bezpieczeństwa państwa nie mają obowiązku składania takiego wniosku. Pkt 5 i 6 cz. B oraz pkt. 2 cz. D pozostawiłabym bez zmian.
- Jeżeli ktoś występowałby jako osoba najbliższa, to tylko przed wskazówkami powinno być miejsce na dane osobowe osoby nieżyjącej.
Efekt - krótszy formularz (mniej papieru), prostszy i bardziej przejrzysty.
Petenci, którzy przychodzą do urzędu są nastawieni roszczeniowo, dla nich ich sprawa jest i będzie najważniejsza. Na pewno niefortunne było wydawanie i przyjmowanie wniosków w momencie, gdy byliśmy w trakcie gromadzenia zbiorów, to musiało zdenerwować zainteresowanych, bo przede wszystkim znacznie przedłużyło czas oczekiwania na odpowiedź. Trzy minione lata pokazały też braki i niedociągnięcia w sprawach proceduralnych. Oczywiście nie można zapominać o tym, że jesteśmy instytucją nową, która dopiero "uczy się", ani tego, że jesteśmy instytucją, na którą wielu ludzi czekało, niestety część się rozczarowała, oczekiwała czegoś więcej. Jako pracownicy zdajemy sobie sprawę z wielu przeszkód, w przeciwieństwie do osób z zewnątrz, które nie wiedzą, jak to wszystko wygląda, jakie mamy materiały, jak należy się z nimi obchodzić. Jednak musimy pamiętać, że to, jaką opinię o nas mają "ci z zewnątrz" jest bardzo istotne.
Autorka jest archiwistką
w Oddziałowym Biurze Udostępniania
i Archiwizacji Dokumentów IPN we Wrocławiu.