Regulamin udostępniania dokumentów w czytelniach akt jawnych Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu
(robocza wersja ujednolicona uwzględniająca zmiany wprowadzone zarządzeniem nr 6/10 Prezesa Instytutu Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu z dnia 29 czerwca 2010 r.)

Rozdział 1
Postanowienia ogólne

§ 1.

1. Regulamin określa zasady udostępniania dokumentów jawnych zgromadzonych w zasobie archiwalnym Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, zwanego dalej „Instytutem Pamięci”, w czytelniach akt jawnych Instytutu Pamięci, w związku z realizacją wniosków, o których mowa w:
1) art. 30 ust. 1, art. 35a ust. 4, art. 35c oraz art. 36 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu (Dz. U. z 2007 r. Nr 63, poz. 424, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą o Instytucie Pamięci”;
2) art. 18 ust. 5 oraz art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnieniu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944-1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2007 r. Nr 63, poz. 425, z późn. zm.), zwanej dalej „ustawą lustracyjną”.

2. Zasady udostępniania dokumentów pracownikom Instytutu Pamięci do celów służbowych określa regulamin udostępniania dokumentów, znajdujących się w zasobie archiwalnym Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, pracownikom Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu do celów służbowych, stanowiący załącznik do zarządzenia Nr 24/07 Prezesa Instytutu Pamięci Narodowej - Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu z dnia 27 listopada 2007 r.

§ 2.

Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
1) czytelni - należy przez to rozumieć czytelnię akt jawnych w jednostkach organizacyjnych Instytutu Pamięci;
2) dokumentach - należy przez to rozumieć dokumenty określone w art. 7 ustawy o Instytucie Pamięci i art. 3 ustawy lustracyjnej;
3) korzystającym - należy przez to rozumieć osobę, której udostępniono do wglądu dokumenty w czytelni;
4) księdze gości - należy przez to rozumieć rejestr imienny osób korzystających z dokumentów w czytelni.

§ 3.

W toku realizacji wniosków o udostępnienie do wglądu dokumentów, w czytelni udostępnia się:
1) jawne dokumenty:
a) dotyczące wnioskodawcy albo zmarłej osoby mu najbliższej, której wniosek dotyczy,
b) osobowe pracownika lub funkcjonariusza organów bezpieczeństwa państwa,
c) w celu prowadzenia badań naukowych bądź przygotowywania publikacji prasowych,
d) w celu wglądu w kopie akt postępowań lustracyjnych zakończonych prawomocnym orzeczeniem sądu,
e) zawierające informacje dotyczące niektórych osób pełniących funkcje publiczne,
f) uprawnionym podmiotom w celu wykonywania zadań ustawowych,
2) kopie jawnych dokumentów dotyczących wnioskodawcy i wytworzonych przez wnioskodawcę lub przy jego udziale w ramach czynności wykonywanych w związku z jego pracą lub służbą w organach bezpieczeństwa państwa albo w związku z czynnościami wykonywanymi w charakterze tajnego informatora lub pomocnika przy operacyjnym zdobywaniu informacji po uprawomocnieniu się decyzji administracyjnej, o której mowa w art. 31 ust. 1 ustawy o Instytucie Pamięci.

Rozdział 2
Udostępnianie dokumentów

§ 4.

1. Dokumenty w czytelni udostępnia się w postaci oryginałów lub kopii, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Jeżeli stan fizyczny dokumentów uniemożliwia udostępnienie oryginałów lub jeżeli o dostęp do tych samych dokumentów ubiega się jednocześnie wiele osób lub gdy Instytut Pamięci dysponuje wyłącznie kopiami tych dokumentów albo jeżeli dokumenty mają być udostępnione w trybie, o którym mowa w § 3 pkt 2, udostępnia się ich kopie.
3. Dokumenty w złym stanie fizycznym, należy przed udostępnieniem poddać zabiegom konserwatorskim.

§ 5.

Dokumenty udostępnia się wyłącznie w stanie uporządkowanym oraz po technicznym opracowaniu, polegającym na właściwym naniesieniu sygnatur, zszyciu, opieczętowaniu i ponumerowaniu kart/stron.

§ 6.

1. Przed wejściem do czytelni korzystający zobowiązany jest do pozostawienia w szatni wierzchniego okrycia oraz toreb, teczek i plecaków.
2. Pracownik dyżurujący w czytelni wydaje dokumenty archiwalne po okazaniu przez korzystającego ważnego dowodu osobistego albo paszportu.

§ 7.

Korzystający z czytelni ma obowiązek:
1) noszenia w widocznym miejscu identyfikatora wydanego przez Wewnętrzną Służbę Ochrony IPN;
2) każdorazowego odnotowania swojej obecności w Księdze gości czytelni akt jawnych, której wzór stanowi załącznik nr 1 do regulaminu;
3) zapoznania się z regulaminem i przestrzegania jego postanowień, oraz potwierdzenia tego faktu w oświadczeniu, którego wzór stanowi załącznik nr 2 do regulaminu;
4) wpisania się do karty kontrolnej założonej do każdej jednostki archiwalnej, której wzór stanowi załącznik nr 3 do regulaminu.

§ 8.

Korzystającemu z czytelni zabrania się:
1) niszczenia udostępnionych dokumentów;
2) wyłączania jakichkolwiek dokumentów z udostępnionych jednostek archiwalnych;
3) ingerowania w układ i treść udostępnionych dokumentów;
4) dokonywania w dokumentach adnotacji, uwag i poprawek;
5) udostępniania dokumentów, w które uzyskał wgląd, innym korzystającym;
6) samodzielnego kopiowania dokumentów przy pomocy własnych urządzeń kopiujących;
7) wynoszenia poza pomieszczenie czytelni udostępnionych dokumentów;
8) palenia tytoniu, spożywania posiłków i picia napojów;
9) używania telefonów komórkowych;
10) prowadzenia rozmów z innymi korzystającymi.

§ 9.

Korzystający z czytelni ma prawo do:
1) korzystania z biblioteki podręcznej znajdującej się w czytelni;
2) korzystania z własnego komputera przenośnego;
3) sporządzania notatek;
4) korzystania z własnych materiałów po zgłoszeniu ich pracownikowi dyżurującemu w czytelni.

§ 10.

1. Jednorazowo korzystającemu udostępnia się do 5 jednostek archiwalnych, z zastrzeżeniem ust 2.
2. W uzasadnionych przypadkach kierownik jednostki organizacyjnej może zezwolić na udostępnienie większej ilości jednostek archiwalnych.
3. Korzystający ponosi odpowiedzialność prawną za sposób wykorzystania udostępnionych dokumentów.

§ 11.

1. Po skorzystaniu z udostępnionych dokumentów, korzystający zwraca je pracownikowi dyżurującemu w czytelni.
2. Pracownik dyżurujący w czytelni ma obowiązek sprawdzenia kompletności i stanu fizycznego zwracanych dokumentów.
3. Korzystający może złożyć dyspozycję zachowania zwracanych dokumentów w depozycie czytelni, w celu dalszego korzystania z nich w późniejszym terminie, z zastrzeżeniem ust. 4. W takim przypadku pracownik dyżurujący w czytelni pozostawia zwracane dokumenty w depozycie czytelni.
4. Przerwa w korzystaniu z dokumentów nie może trwać dłużej niż 1 miesiąc od dnia ich zwrotu. Po upływie tego terminu dokumenty są zwracane do magazynu.

§ 12.

Tryb i formę wykonywania kopii z udostępnionych dokumentów oraz wysokość odpłatności za te usługi regulują odrębne przepisy.

§ 13.

1. Z dokumentów należy korzystać w sposób nie zakłócający pracy innych korzystających.
2. Nieprzestrzeganie przez korzystającego postanowień regulaminu i zakłócanie pracy innym korzystającym, może skutkować upomnieniem przez pracownika dyżurującego w czytelni. Niezastosowanie się do upomnienia może skutkować odebraniem korzystającemu udostępnionych dokumentów.

§ 14.

1. Pracownik dyżurujący w czytelni zobowiązany jest do udzielania korzystającym ogólnych informacji o zasobie archiwalnym, dostępnych pomocach ewidencyjnych i archiwalnych oraz zasadach i formach udostępniania dokumentów.
2. Korzystającym udostępnia się pomoce ewidencyjne, sporządzone dla zasobu archiwalnego.

§ 15.

Godziny otwarcia czytelni określają kierownicy właściwych jednostek organizacyjnych Instytutu Pamięci.