Informacja o zasobie archiwalnym Instytutu Pamięci Narodowej
Biuro Udostępniania i Archiwizacji Dokumentów w Warszawie

---

Zgodnie z ustawą z dnia 18 grudnia 1998 r. o Instytucie Pamięci Narodowej – Komisji Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu, Instytut gromadzi, ewidencjonuje i udostępnia dokumenty organów bezpieczeństwa państwa wytworzone oraz zgromadzone od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r., a także dokumenty organów bezpieczeństwa III Rzeszy Niemieckiej i ZSRR dotyczące zbrodni nazistowskich, komunistycznych i innych, stanowiących zbrodnie przeciwko pokojowi, ludzkości lub zbrodnie wojenne, oraz dotyczące innych represji z motywów politycznych popełnionych na osobach narodowości polskiej i obywatelach polskich innych narodowości w okresie od dnia 1 września 1939 r. do dnia 31 lipca 1990 r. Zadania te Instytut realizuje poprzez pion archiwalny, który tworzą: Biuro Udostępniania i Archiwizacji Dokumentów (BUiAD), oddziałowe biura udostępniania i archiwizacji dokumentów (OBUiAD) oraz wydziały udostępniania i archiwizacji dokumentów w delegaturach (WUiAD).

Działalność archiwalną Biuro Udostępniania i Archiwizacji Dokumentów rozpoczęło w drugiej połowie 2000 r., kiedy to zaczęto angażowanie do pracy wykwalifikowanych archiwistów, w tym posiadających już doświadczenie w pracy w archiwach państwowych i resortowych. Każdy z nowoprzyjętych poddany był długotrwałej (trwającej nawet do kilku miesięcy) procedurze sprawdzającej przez Urząd Ochrony Państwa, a od czerwca 2002 r. Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego. Dopiero po jej ukończeniu archiwista był dopuszczany do pracy w zbiorach niejawnych.

Proces gromadzenia archiwaliów w BUiAD zainicjowano pod koniec 2000 r. Akta do zasobu przyjmowane były od wielu instytucji bez większych przygotowań, w tym z archiwum Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i Administracji, ABW i Agencji Wywiadu (dawnego UOP), archiwów Policji, Wojskowych Służb Informacyjnych, Straży Granicznej, Służby Więziennej, Grupy Likwidacyjnej Nadwiślańskich Jednostek Wojskowych MSWiA, archiwów instytucji Ministerstwa Obrony Narodowej, Centralnego Archiwum Wojskowego, archiwów rodzajów Sił Zbrojnych RP, z instytucji wymiaru sprawiedliwości (sądów i prokuratur) i archiwów państwowych podległych Naczelnemu Dyrektorowi Archiwów Państwowych (akta wojskowych sądów i prokuratur rejonowych).

W tym miejscu należy wspomnieć o pozyskiwaniu archiwaliów za wschodnią granicą. Dzięki współpracy archiwalno-historycznej pionu archiwalnego IPN i Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji (porozumienie z 27 września 2001 r.) z Federalną Służbą Bezpieczeństwa Federacji Rosyjskiej i Służbą Bezpieczeństwa Ukrainy strona polska uzyskała dostęp do archiwalnych zbiorów służb specjalnych. Efektem porozumienia było przejęcie ok. 2 mb akt dotyczących represji wobec obywateli polskich.

Biuro Udostępniania i Archiwizacji Dokumentów przejmowało materiały archiwalne z urzędów i instytucji centralnych oraz z obszaru właściwości terytorialnej apelacji warszawskiej, a także akta z archiwów WSI z całego kraju i archiwum AW.

Do zasobu BUiAD przyjęto dokumenty w większości nieopracowane. Wobec tego niektóre zespoły i zbiory zostały poddane przeglądowi i opracowaniu. W trakcie tych prac okazało się, że niewielka część została błędnie zakwalifikowana do przekazania Instytutowi. Dlatego też takie archiwalia są wyłączane z zasobu i zwracane dysponentowi lub właściwemu archiwum państwowemu.

Zasób BUiAD według instytucji przekazujących materiały archiwalne
(stan na dzień 31 lipca 2008 r. w metrach bieżących)

Instytucje przekazujące materiały archiwalne	Wielkość w mb
ABW (UOP)	7464,85
SWW, SKW (WSI)	1337,93
AW	311,94
MSWiA	7302,3
Policja	185,56
Policja (materiały paszportowe)	7406,06
Więziennictwo	24,57
OKŚZpNP	2096,93
Archiwa państwowe	146,01
Archiwa wojskowe	1325,02
Straż Graniczna	453,64
Organy administracji publicznej	1931,48
Sądy i prokuratury powszechne	125,48
Sądy i prokuratury wojskowe	123,48
Dary i kolekcje prywatne	13,69
RAZEM	30248,94

Zasób archiwalny BUiAD, według stanu na dzień 31 lipca 2008 r., wynosi 30 248,94 mb. W porównaniu z rokiem ubiegłym wielkość zasobu BUiAD uległa pomniejszeniu o 1101,62 mb, czyli o 3,5 proc. Zmniejszenie zasobu archiwalnego jest skutkiem znacznych wyłączeń, przeważających liczbowo nad wielkością nabytków. Należy zaznaczyć, że zmniejszenie rozmiaru nowych nabytków daje możliwość podjęcia prac scaleniowych zespołów archiwalnych i dokonania ostatecznego ich opracowania.

Na uszczuplenie zasobu BUiAD złożyło się egzekwowanie zasady pertynencji terytorialnej, co skutkowało wysłaniem akt do właściwych terytorialnie oddziałów i delegatur. Wysyłce poddane zostały materiały zgromadzone i wytworzone m. in. przez komendy wojewódzkie Milicji Obywatelskiej i Wojewódzkie Urzędy Spraw Wewnętrznych oraz jednostki terenowe Ochotniczej Rezerwy Milicji Obywatelskiej.

Ponadto z zasobu BUiAD wyłączono i zwrócono poprzednim dysponentom część akt z uwagi na ich nieprzydatność w realizacji ustawowych zadań Instytutu Pamięci Narodowej. Do grupy tych materiałów należy przede wszystkim dokumentacja wojskowych sądów i prokuratur przejęta z Archiwum Wojsk Lądowych w Warszawie. Przeprowadzona kwerenda ujawniła bowiem, iż znaczna grupa tych akt dotyczy przestępstw pospolitych. Wskutek kwerendy przejrzano łącznie 37 227 j.a. (co stanowi 510,40 mb), przejętych wcześniej z AWL w Warszawie, z tego do zwrotu wytypowanych zostało 32 038 j.a. (361,05 mb).

Od drugiej połowy 2006 r. BUiAD rozpoczął proces wypożyczania właściwym Okręgowym Komisjom Ścigania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu akt śledczych byłych Okręgowych Komisji Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu. Wysyłka ta ma na celu dokonanie skontrum, zbilansowanie inicjatyw śledczych Głównej Komisji Badania Zbrodni przeciwko Narodowi Polskiemu i ostatecznie podjęcie odpowiednich działań w stosunku do śledztw, które dotychczas nie zostały zakończone decyzjami merytorycznymi.

Odrębną kategorię archiwaliów zgromadzonych w BUiAD stanowi zasób ewidencyjny, pozostający w dyspozycji Wydziału Ewidencji, który obejmuje 6300 mb, z czego kartoteki liczą 6243 mb, a pozostałe pomoce ewidencyjne (inwentarze) 57 mb. Wydział Ewidencji gromadził materiały przekazane m.in. przez: UOP/ABW, AW, WSI, Straż Graniczną, MSWiA oraz Policję.

Największą kartoteką w Wydziale Ewidencji BUiAD jest kartoteka paszportowa, która liczy 2570 mb. Drugi co do wielkości zbiór stanowią kartoteki ogólnoinformacyjne – 1415 mb. Warto nadmienić, że na kartoteki ogólnoinformacyjne składa się ok. 3,5 miliona kart. Kolejną dużą część stanowi licząca 356 mb kartoteka złożona z kart ewidencyjnych funkcjonariuszy odnoszących się do akt osobowych funkcjonariuszy. Warto też wspomnieć o mniejszych, ale równie istotnych pomocach: kartotece MON (przekazana przez WSI) – 103 mb, kartotece b. Wojsk Ochrony Pogranicza (ze Straży Granicznej) – 38 mb oraz kartotece b. Departamentu I MSW (instytucją przekazującą była AW) – 37 mb. Należy zaznaczyć, iż rozpoczął się proces digitalizacji pomocy ewidencyjnych, co pozwoli na usprawnienie prac, ochronę i kontrolę materiału archiwalnego.

Powyższe pomoce zlokalizowane są obecnie w dwóch miejscach: w magazynach przy ul. Towarowej oraz przy ul. Kłobuckiej. Należy nadmienić, iż trwają prace związane z umieszczeniem wszystkich kartotek w magazynach przy ul. Kłobuckiej.

Zasób BUiAD zasilą również akta osobowe żołnierzy Wojska Polskiego, dotkniętych prześladowaniami z motywów politycznych, oraz akta osobowe prokuratorów i sędziów wojskowych prokuratur i sądów rejonowych. W latach 2006-2007 pracownicy BUiAD przeprowadzali kwerendę pod kątem wytypowania akt będących w ustawowym zainteresowaniu IPN w Centralnym Archiwum Wojskowym, Archiwum Wojsk Lądowych w Warszawie, Archiwum Instytucji MON w Modlinie oraz Archiwum Sił Powietrznych w Nowym Dworze Mazowieckim. Kwerendzie tej poddano ok. 273 tys. j.a., z czego ok. 19 200 j.a. zakwalifikowano do włączenia do zasobu BUiAD. Inną grupą akt, która wzbogaci zasób Instytutu, będą materiały SB/MO zarchiwizowane w jednostkach Milicji Obywatelskiej. Selekcji tej grupy materiałów dokonują archiwiści BUiAD. Akcja ta, zainicjowana jeszcze w roku 2006 i wykonywana w Głównym Archiwum Policji Komendy Głównej Policji, archiwum Komendy Stołecznej Policji w Warszawie oraz wszystkich siedemnastu podległych jej komendach powiatowych, wynika z przygotowań poszczególnych komend Policji w Polsce do procesów brakowania i niszczenia dokumentacji niearchiwalnej. Przegląd, uzgodniony z Komendantem Głównym Policji, zakłada, iż każdorazowa zgoda GAP na zniszczenie dokumentacji wytworzonej do dnia 31 lipca 1990 r., uwarunkowana będzie stosownym protokołem jej oceny, stworzonym przez pracowników IPN. Dokumentację ocenioną jako przydatną do zadań ustawowych Instytutu włącza się tym samym do jego zasobu archiwalnego. Jednocześnie archiwa policyjne przygotowały do przekazania do zasobu archiwalnego BUiAD materiały Nieetatowych Oddziałów Milicji Obywatelskiej, Rezerwowych Oddziałów Milicji Obywatelskiej, Zmotoryzowanych Odwodów Milicji Obywatelskiej oraz Batalionów Centralnego Podporządkowania, co podobnie jak w poprzednim przypadku jest efektem uzgodnień z Komendantem Głównym Policji.

Przekazanie materiałów archiwalnych do zasobu IPN następuje na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych. W momencie przyjęcia do zasobu dokumentacja otrzymuje nową sygnaturę archiwalną. Przekazanie opierające się na spisach zdawczo-odbiorczych, choć pozwala na dokładne rozliczenie się z liczby materiałów przejętych, bardzo często skutkuje zatarciem przynależności zespołowej przekazywanych akt. Sprawę wyodrębnienia zespołów archiwalnych komplikują ponadto, choć incydentalnie, nadal zdarzające się dopływy z podmiotów zobowiązanych do przekazywania dokumentacji zgodnie z zapisami art. 25 ustawy o IPN. Zasób wymaga więc systematycznego prowadzenia prac porządkowych i archiwalnego opracowywania zbiorów.

W zakresie opracowywania dokumentacji aktowej i mikrofilmowej ostatnie lata charakteryzowały się intensyfikacją prac porządkowych, związanych z rozpoznaniem i scaleniem zespołów archiwalnych oraz zwiększaniem głębi informacyjnej elektronicznych pomocy ewidencyjno-informacyjnych dla tych grup archiwaliów, których wskaźnik wypożyczeń i udostępnień był największy.

Metody porządkowania poszczególnych serii archiwalnych dobierane są w zależności od stopnia zachowania materiałów archiwalnych oraz istnienia bądź też dostępności (klauzul tajności) pierwotnych inwentarzy archiwalnych. Działania te poprzedzone zostały szczegółowym opracowaniem struktury organizacyjnej UB/SB oraz studiami wstępnymi nad zagadnieniami aktoznawstwa i archiwoznawstwa akt „bezpieki”. W stosunku do części akt operacyjnych przyjęto już w roku 2006 zasadę rekonstrukcji układu pierwotnego sygnatur archiwalnych, co skutkuje często rozbiciem sygnatur nadawanych podczas przejęcia akt do zasobu BUiAD. W ten sposób uporządkowana została dokumentacja mikrofilmowa osobowych źródeł informacji byłych WUSW w Ciechanowie (4103 j.a.) i Ostrołęce (2204 j.a.), KW MO w Warszawie (1195 j.a.), SUSW w Warszawie (20 370 j.a.) oraz Ministerstwa Spraw Wewnętrznych zarówno tzw. starej sieci agenturalnej, jak i materiałów późniejszych (33 809 rekordów w bazie danych zasobu). Opracowanie mikrofilmów idzie w parze ze zwiększaniem głębi informacyjnej użytkowanych dotychczas baz danych oraz niezbędnymi pracami zabezpieczającymi materiał mikrofilmowy. Opracowany materiał poddawany jest równocześnie digitalizacji.

Analogiczne prace podjęto dla pozostałych akt operacyjnych tj. akt rozpracowań operacyjnych, akt dochodzeniowo-śledczych SB oraz akt spraw obiektowo-zagadnieniowych. Dla tych ostatnich grup akt przeprowadzono w końcu 2007 r. studia wstępne. Pracom porządkowym poddano dokumentację szkół wyższych resortu spraw wewnętrznych. Uporządkowano i sporządzono elektroniczną bazę danych materiałów archiwalnych Akademii Spraw Wewnętrznych oraz Wyższej Szkoły Oficerskiej im. Feliksa Dzierżyńskiego 38 w Legionowie (150 mb). Niezbędnym pracom inwentaryzacyjnym poddano również starsze akta paszportowe serii E, EWA, EWA I, EWA II, EWA IV (45 mb). Wydział Gromadzenia, Opracowywania i Obsługi Magazynów BUiAD podjął się także wyodrębnienia, porządkowania i scalania materiałów przekazanych do zasobu IPN w workach ewakuacyjnych. Pierwszym etapem tych prac była selekcja materiałów archiwalnych, oddzielenie ich od makulatury oraz akt podartych. Wydzielono również zachowane w workach wydawnictwa, tworząc z nich odrębny zbiór. Podjęto próbę scalania jednostek archiwalnych, co zaowocowało złożeniem kilku teczek spraw obiektowo-zagadnieniowych. Materiał, który nie został skompletowany w teczki spraw, ułożono w fascykuły, przyjmując zasadę przyporządkowywania materiałów poszczególnym komórkom i jednostkom organizacyjnym SB.

Praktycznie całość zasobu archiwalnego stanowi dokumentacja zachowana na nietrwałych nośnikach. Papier, taśmy filmowe, negatywy fotograficzne oraz zdjęcia ulegają powolnemu niszczeniu w charakterystyczny dla siebie sposób. Specjalistyczne działania konserwatorskie mają charakter incydentalny, co jest spowodowane z jednej strony ich ogromnymi kosztami, a z drugiej ich niewielkim tempem. Reperacji poddawane są jedynie te materiały archiwalne, których stopień zniszczenia wymaga natychmiastowej interwencji konserwatorów bądź też gdy ich bieżąca użyteczność naraża je na znaczne uszkodzenie lub zniszczenie. Pracami konserwatorskimi objęto zatem unikatowe materiały archiwalne, np. rejestry agenturalne Informacji Wojskowej, dzienniki rejestracyjne Departamentu I MSW oraz księgi osadzonych w więzieniu na Mokotowie, a także najbardziej zniszczone partie zasobu, jak np. odnalezione na służewieckim śmietniku i przekazane do Instytutu materiały rozpracowań operacyjnych MSW.

W pozostałych przypadkach kosztowna konserwacja zastępowana jest jedynie zwykłą profilaktyką przechowywania. Znaczną rolę w tym ostatnim procesie odgrywa utrzymanie stałych, określonych odrębnie dla poszczególnych materiałów archiwalnych warunków klimatycznych, tj. temperatury i wilgotności, co z jednej strony spowalnia proces zakwaszenia papieru i wysychania błon filmowych, z drugiej zaś ogranicza możliwość skażeń mikrobiologicznych. Właściwe zabezpieczenie materiałów papierowych poprzez umieszczenie w bezkwasowych pudłach archiwalnych, mikrofilmów w bezkwasowych kopertach i zamkniętych klaserach ogranicza kontakt substancji archiwalnej z kurzem oraz chroni przed negatywnymi skutkami naświetlenia. Właśnie w ramach działań profilaktycznych prowadzony jest nadzór nad właściwymi warunkami przechowywania materiałów archiwalnych (kontrola wilgotności powietrza oraz pomiary temperatury we wszystkich pomieszczeniach magazynowych). Równocześnie prowadzony jest stały nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem komory fumigacyjnej. Sekcja Konserwacji Materiałów Archiwalnych Wydziału Gromadzenia, Opracowywania i Obsługi Magazynów pozostaje w stałej współpracy z Centralnym Laboratorium Konserwacji Archiwaliów AGAD, która polega na regularnym przekazywaniu zakażonych próbek materiałów, ich badaniu oraz ocenie stanu faktycznego materiałów pod kątem zakażenia mikrobiologicznego.

Ponadto Biuro Udostępniania i Archiwizacji Dokumentów na bieżąco koordynuje prace związane z merytorycznym przygotowaniem procesu komputeryzacji i digitalizacji zasobu IPN. W tym celu uściślono elektroniczne standardy opisu archiwaliów, zunifikowano kwestionariusz opisu poszczególnych grup materiałów archiwalnych oraz określono standardy skanowania. Równocześnie BUiAD stara się rozbudować repozytorium intranetowego środowiska pionu archiwalnego IPN (przy współudziale z pionami technicznymi), dodając nowe systemy. W roku 2007 powstał tym sposobem system EZAN, tj. „Ewidencja Zarządzeń i innych Aktów Normatywnych”. Aplikacja ta stanowi rodzaj „LEX-a” rejestrującego wszelkie normatywy cywilnych i wojskowych organów bezpieczeństwa państwa szczebla centralnego i terenowego. Zakres pól aplikacji umożliwić ma uchwycenie cyrkulacji poszczególnych egzemplarzy normatywów pomiędzy poszczególnymi jednostkami i komórkami organizacyjnymi jednostek centralnych i terenowych UB/SB oraz jednostek wojskowego aparatu represji. Ważną częścią aplikacji jest podgląd normatywu w formacie PDF. W przygotowaniu jest następna aplikacja obrazująca centralne i terenowe struktury cywilnego i wojskowego aparatu represji wraz z ich obsadą personalną.

Obecnie WGOiOM dysponuje 26 pomieszczeniami magazynowymi, w których zgromadzono dokumentację aktową, filmową i mikrofilmową, zlokalizowanymi w trzech obiektach IPN, tj. przy ul. Towarowej 28, ul. Kłobuckiej 21 oraz Pl. Krasińskich 2/4/6. Należy podkreślić, iż nadal ilość archiwaliów zgromadzonych w BUiAD sytuuje je na czołowej pozycji wśród archiwów krajowych gromadzących narodowy zasób archiwalny.